RH et télétravail : 5 conseils pour bien gérer ses équipes à distance

Contrainte d’embarquer sur le train du Corona Virus et sur la crise qu’il a entraîné, la France s’est largement appropriée le télétravail. Tous ou beaucoup d’employés d’une même entreprise sont aujourd’hui répartis sur les 4 coins de la ville et/ou sur les communes voisines. Le télétravail règne. De nombreux obstacles viennent contraindre le métier des Ressources humaines dans la gestion de ces personnes. Alors comment gérer ses équipes à distance ?

RH à distance : Protéger les Ressources Humaines

La gestion des Ressources Humaines implique également leur protection salariale. Pendant cette période toute particulière, il s’agit d’une problématique encore plus importante. En effet, la pandémie du Covid-19 engendre la prise de mesures exceptionnelles et drastiques pour assurer que chacun soit en sécurité.

Les DRH s’efforcent d’appliquer et de faire respecter les mesures et protocoles nationa.les.ux. Ils se doivent d’ajuster et/ou de créer des plans de continuité d’activité efficaces et adéquats. De cette manière, il faut savoir s’assurer que chacun soit là où on en a le plus besoin :

• Ce poste peut parfaitement s’effectuer en télétravail ? Le.a.(s) employé.e.(s) l’occupant sera(ont) tout aussi efficace(s) de chez lui/elle/eux en s’assurant de lui ou leur fournir les accès et/ou les outils nécessaires.
• Cette personne a des enfants dont elle doit s’occuper ? Il faut lui permettre de maintenir sa rémunération avec un arrêt d’activité.
• Le poste en question fait partie de ceux avec obligation de présence ? Sauf ordre contradictoire, il faut les accompagner en s’assurant qu’ils travaillent dans des conditions optimales au vu de la situation et qu’ils disposent du matériel de protection et d’hygiène nécessaire.
• En cas d’impossibilité de maintien de l’activité, il est également du ressort du ou des DRH de trouver des solutions, en lien direct avec la direction, pour s’assurer que personne ne soit ignoré.

Crise sanitaire : rassurez vos salarié.e.s sur les conditions inhabituelles

Le contexte de corona virus crée de nombreuses incertitudes. Sur le plan professionnel beaucoup de questions restent en suspend ou génèrent de nombreuses incompréhensions. Il est donc important d’éclairer la situation au mieux pour rassurer les équipes… malgré de sérieux flous généraux.

En tant que DRH, vous êtes la personne vers qui les employés vont se tourner en cas d’interrogation. La question des salaires et des contrats est bien sûr en tête de peloton des inquiétudes actuelles. Donnez l’information, transmettez-la avant même les questions. Vous gagnerez leur confiance et les rassurerez de cette manière.

En effet, ils attendent de vous une certaine transparence et réactivité. Rebondissez rapidement et clairement face aux annonces officielles qui les concernent. Tenez-les informer de l’avancée des stratégies et des éventuels changements.

Certains outils liés au télétravail peuvent également être un sujet très sollicité. Il est important d’informer clairement, d’expliquer les démarches à suivre (s’il y en a), les répéter s’il le faut. S’assurer que tout le monde saisisse l’information l’est tout autant. Il faut savoir s’adapter en fonction de son interlocuteur. Rapprochez-vous davantage du service communication, s’il y en a un, pour ces problématiques.

Gérer ses équipes à distance c’est renforcer le dialogue social et garder le lien

Dans la continuité, les Ressources Humaines ne sont pas uniquement attendues sur un point pratique. Certes, il est important de renseigner vos collaborateurs sur les aspects financiers et ou contractuels mais il faut aussi garder, voire enrichir, le lien social, à distance.

Les DRH sont aussi les intermédiaires des différents postes et services dans beaucoup d’entreprises. Il est donc important de prendre des nouvelles de chacun pour pouvoir, en fonction, adapter ou ajuster le système actuel. Aussi, s’il s’agit d’un ou d’une nouvel.le arrivé.e, il est important de l’accompagner dans son intégration et de, pourquoi pas, lui proposer des formations à distance, en interne, avec un.e collègue.

Nous conseillons de favoriser les appels téléphoniques et surtout visio, pour rajouter le côté « humain » aux ressources mises à disposition. Bien évidemment, des mails peuvent également être rédigés.

Comment se passent vos journées ? Vos missions sont-elles en cohérence avec celles habituelles ? Des questions simples mais qui peuvent réellement faciliter et améliorer cette nouvelle technique de travail. Le retour des premier.e.s intéressé.e.s est essentiel.

Suivre les actualités et changements liés à l’actualité : être mieux informé.e.s pour avancer

Du côté de la paperasse, il faut également savoir s’adapter. Tout est chamboulé mais surtout régulièrement mis à jour. De nouvelles pratiques, contrats, lois et droits exceptionnel.le.s apparaissent et sont instables. D’un jour à l’autre cela peut être bousculé.

Activité partielle, chômage, droits de retrait, congés anticipés, arrêts parentaux… toutes ces choses qui pleuvent pendant cette crise du corona virus sont à maîtriser rapidement et vont peut-être être remplacés dans très peu de temps.

D’autre part, certains dossiers sont encore sous formes papier. Il faut une nouvelle fois s’adapter à la situation et digitaliser le plus possible.

Anticiper le retour et les évolutions futures pour mieux gérer ses équipes à distance

Enfin, nous savons que le domaine des Ressources Humaines ne cesse d’évoluer pour répondre aux transformations et demandes sociétales mais pendant cette crise sanitaire, il a été obligé de s’adapter très vite et peu de choses étaient anticiper. Télétravail, solutions intermédiaires, équipements spéciaux,… tant d’éléments avec lesquels la France n’était pas vraiment familière et préparée.

Dans un premier temps il s’agit bien évidemment d’anticiper le retour à la réalité… à « la normale » une fois cette histoire de confinement loin derrière nous. Comment ré-adapter les équipes ? Quelles solutions mettre en place ? Élaborez une stratégie pour que cela se passe le plus efficacement. N’oubliez pas d’y intégrer une partie « exceptionnelle » sur les changements à venir dans les entreprises françaises. Tout laisse penser que les organisations ne seront plus celles qu’elles étaient…

En effet, la crise nous a effectivement pris de cours sur beaucoup de points mais a également fait émerger de « nouvelles » formes de travail efficaces. Bien que la France ait son petit retard, le télétravail a déjà grand succès dans de nombreux pays et ce dernier a pu montrer son potentiel pratique et professionnel pendant ces dernières semaines. Avec cela viennent s’ajouter les « nouveaux emplois » et les « nouvelles générations » qui vont réellement faire émerger et demander cette pratique. Ne serait-il pas temps de la mettre en place concrètement ? Cela deviendra très vite un plus pour votre image entrepreneuriale.